Un contributo alla discussione sui consorzi per l’acquisizione di risorse elettroniche
Marzo 1999

Nota: questo testo è la prima stesura di un intervento originariamente pensato come contributo alla discussione che seguiva la conferenza “Acquisti cooperativi di risorse elettroniche - Consortia for electronic resources”, organizzata dal Coordinamento Biblioteche dell'Università di Firenze il giorno 4 febbraio 1999. È ancora un testo suscettibile di modifiche, approfondimenti e integrazioni, ma ho pensato che potesse essere utile metterlo a disposizione fin da questa prima versione, anche nella speranza di ricevere commenti, osservazioni e critiche, che vanno inviati a luca@burioni.it. (LB)

Premessa

Negli ultimi dodici mesi nel mondo delle biblioteche italiane si è molto parlato di consorzi per l’acquisizione di risorse elettroniche.
Si tratta di una discussione che è appena agli inizi, ma che trova i suoi precedenti in numerose esperienze nordamericane, britanniche e nordeuropee.
E.S. Burioni Ricerche Bibliografiche, una delle aziende leader in Italia nella distribuzione di risorse informative su supporto elettronico, ha sempre manifestato un forte interesse per queste iniziative e si è attivamente adoperato per facilitarne la realizzazione anche nel nostro paese.
Già nel maggio 1995, a conclusione del nostro convegno “Distribuire e rendere accessibili le risorse informative“ , avanzammo una proposta – in accordo con l’editore Chadwyck-Healey - per una licenza nazionale di PCI (Periodicals Contents Index) e della Patrologia Latina Database (PLD). Tale proposta non ebbe seguito, sostanzialmente per l’assenza di interlocutori a livello istituzionale, ma da essa trovò poi spunto l’iniziativa del mirror site italiano di PCI, ospitato dall’Università di Genova.
Per valutare l’interesse che una tale proposta avrebbe potuto incontrare, va ricordato che negli anni successivi sono state vendute individualmente a istituzioni italiane oltre 20 licenze della Patrologia Latina e che durante il 1999 gli abbonati a PCI Web raggiungeranno il numero di 15.
Una proposta di acquisto “consortile” fu avanzata anche durante la discussione per la realizzazione del mirror site di PCI Web, nell’estate del 1996, al  gruppo di istituzioni che avevano partecipato più attivamente alla sperimentazione: tale proposta venne però presto accantonata come non praticabile e ad essa fu preferita una politica di vendita più tradizionale, anche se sostenuta da un robusto prezzo promozionale.
Nel corso di quest’ultimo anno, invece, sono state finalmente realizzate alcune limitate, ma significative, iniziative di condivisione di risorse elettroniche, in particolare quelle nell’area pisana e quelle realizzate attorno ad alcune Università del CASPUR e l’Università di Lecce.
In questi ultimi mesi, infine, abbiamo in corso di realizzazione alcune iniziative nazionali e precisamente quelle relative a INSPEC e ad EMBASE, su cui non ci soffermiamo perché descritte altrove.

Nella convinzione che i prossimi mesi registreranno una accelerazione di questo processo, abbiamo pensato di raccogliere alcune riflessioni, che si basano sia sulla esperienza di questi ultimi anni che sulla nostra conoscenza del mercato internazionale, e di offrirle come contributo alla discussione in corso.

Che cosa intendiamo per consorzi

Nonostante che in italiano il temine “consorzio” abbia necessariamente una implicazione giuridica ed evochi lo spettro di interminabili discussioni e lungaggini burocratiche, manterremo l’uso di questa terminologia sia per analogia con il termine standard nel gergo internazionale, sia per la mancanza di un sostituto veramente efficace.
Il termine “consorzio” sarà quindi usato in un’accezione molto lata e molto libera, intendendo con esso ogni iniziativa di cooperazione fra istituzioni diverse, anche non formalizzata in senso giuridico e anche senza personalità e statuto autonomo, purché abbia come obiettivo la condivisione di risorse ritenute utili per tutti i partecipanti.
 
 

Gli obiettivi di un consorzio per l’acquisizione di risorse elettroniche

Nel nostro caso specifico poi, cioè quello dell’acquisizione di risorse informative elettroniche, intenderemo per consorzio la convergenza di più istituzioni al fine di acquisire una risorsa informativa (generalmente su supporto elettronico e di prezzo elevato), con l’obiettivo di realizzare delle economie di scala.

Le economie di scala realizzabili sono sostanzialmente di due tipi:

1. costo della risorsa o della relativa licenza
2. costo dell’applicazione (acquisizione e manutenzione della strumentazione hardware/software e della infrastruttura)

Nel secondo caso occorre poi distinguere fra:

Nel caso di installazioni locali le economie di scala realizzabili sui costi di cui al punto 2) sono sufficientemente evidenti, mentre nel caso di risorse disponibili con accesso in linea questa voce può essere considerata non applicabile.
Ciò nonostante, occorre tenere presente che, sulla base dello stato delle prestazioni della rete e/o del desiderio di integrare la risorsa con altre già disponibili, un consorzio potrebbe trovare conveniente sostenere il costo di una installazione locale anche nel caso di risorse online, realizzando così una sorta di mirror site del sito originale dell’editore.

Ai fini dell’esposizione che segue, tuttavia, faremo riferimento principalmente al caso di risorse elettroniche disponibili per installazioni locali e tipicamente utilizzate secondo questa modalità; inoltre prenderemo in considerazione risorse il cui abbonamento/licenza va rinnovato ogni 12 mesi.
 

Caratteristiche, costi e benefici

Sulla base delle considerazioni che precedono e di quelli che sono i modelli internazionali di riferimento, per poter parlare di “consorzio”, sono necessari:

I benefici attesi dai partecipanti all’iniziativa sono quindi i seguenti Occorre tuttavia sottolineare con forza che la realizzazione di un consorzio ha dei costi, molti dei quali rischiano di rimanere nascosti o non vengono sufficientemente tenuti in debito conto nell’impostazione dell’iniziativa.
Si tratta in gran parte di costi che potrebbero rientrare nella categoria dei costi di funzionamento, relativi ad attività che normalmente vengono svolte con le risorse esistenti e nell’ambito del normale funzionamento della struttura. Ma siccome il tempo e il personale non sono risorse illimitate, risulta evidente che – a meno di non voler considerare il caso, che dovrebbe essere piuttosto raro, di strutture sovradimensionate – altre attività vengono sacrificate o compresse per poter svolgere quelle relative alla preparazione e alla realizzazione di un consorzio.

Fra questi costi, vanno ricordarti:

1. individuazione dei partner
2. “contrattazione” fra i partecipanti sulle risorse oggetto del consorzio
3. “contrattazione” fra i partecipanti sul modello di gestione del consorzio, in particolare su:
    3.1. rappresentanza (anche informale) verso l’esterno
    3.2. criteri di ripartizione del costo delle licenze
    3.3. localizzazione del server
    3.4. organizzazione di un servizio di supporto agli utenti
    3.5. criteri di ripartizione dei costi di gestione e manutenzione
    3.6. definizione di uno strumento di gestione efficiente
4. individuazione di possibili competenze interne/nomina di consulenti esterni su:
    4.1. politiche del mercato, prezzi, licenze, stato dell’arte, etc.
    4.2. politiche di licenza e contrattuali
5. individuazione del/dei possibili fornitore/i
6. trattativa con il/i fornitore/i
7. comunicazioni, riunioni fra i partner e con la controparte, viaggi, etc.
8. formalizzazione e validazione delle decisioni consortili all’interno di ogni singola istituzione
 

Un rapporto positivo fra costi e benifici

Alcuni di questi costi non sono esclusivi di una situazione consortile, essendo tipici dell’organizzazione di un servizio di informazione elettronica a livello di istituzione/ateneo, ma la pluralità degli interlocutori che caratterizza un consorzio, può contribuire ad esaltarli e a moltiplicarli – in particolare nella situazione dell’amministrazione pubblica italiana -, ottenendo proprio il risultato contrario a quello che ci si aspettava.
Altri costi sono invece di esclusiva pertinenza di una realizzazione consortile, anche se a un osservatore superficiale possono sembrare sopravvalutati: l’esperienza fatta invece in questi mesi, ci ha dimostrato che la sottovalutazione di alcuni di questi aspetti (pensiamo soprattutto a quelli indicati ai punti 3 e 8), rischia di pregiudicare i risultati di una iniziativa consortile e, in buona sostanza, di non produrre i vantaggi che erano attesi.

Si pone quindi il problema di assorbire al meglio questi costi, realizzando un equilibrio costi/benefici vantaggioso per i partecipanti al consorzio.

Questo risultato può essere raggiunto in diversi modi:

Va tuttavia sottolineato, a scopo prudenziale e in particolare nella situazione italiana, alcuni di questi costi tendono ad aumentare, piuttosto che a diminuire’ col crescere del numero dei partecipanti; analogamente, l’aumento del numero di risorse oggetto del consorzio, può non tradursi automaticamente in una diminuzione di costi, ma invece risolversi nel suo contrario, aumentando il numero dei tavoli di trattativa e gli interlocutori, dal momento che – nella attuale situazione del mercato - risorse diverse possono avere editori/distributori diversi.

Dalle considerazioni che precedono risulta abbastanza chiaro che i costi di gestione possono diventare una variabile difficilmente comprimibile e che in linea di massima fra gli accorgimenti utilizzabili per assorbirli al meglio riveste un ruolo centrale quello di realizzare contratti pluriennali, in modo da distribuire i costi di realizzazione e gestione su più esercizi.

Va infine evidenziato come questi costi aumentino in maniera esponenziale qualora si opti per la soluzione – di per sé astrattamente consigliabile – di formalizzare il consorzio, attribuendogli personalità giuridica, statuto e organi di governo.

Con una certa approssimazione, il rapporto costi/benefici può essere rappresentato da una espressione in cui:

R = costo consortile annuo della risorsa
A = costo operativo annuo dell’applicazione (acquisto, manutenzione, gestione HW/SW)
P = numero dei partecipanti al consorzio
S = numero dei server
Y = numero degli anni del contratto
G = costi di realizzazione e gestione del consorzio

E precisamente:

     R + A            G
_________ +  _______

     P / S               Y

Il risultato di questa formula andrà poi confrontato con un’altra espressione che esprima il costo di una installazione locale per una singola istituzione, e cioè:

     N +  L

Dove:
N = costo normale annuo della risorsa per una singola istituzione
L  = costo operativo annuo di una singola installazione locale (acquisto, manutenzione, gestione HW/SW)
 

Conclusioni

Per riassumere quello fin qui detto: la convenienza di una realizzazione consortile è determinata dai seguenti fattori:

Un aspetto che si tende a sottovalutare è poi quello di una relativa perdita di flessibilità e di autonomia: infatti una realizzazione consortile porta necessariamente con sé un certo grado di uniformità e centralizzazione: E’ quindi estremamente importante che questi aspetti, che da una prospettiva locale potrebbero apparire come svantaggi, siano chiaramente compensati da un bilancio positivo sul versante dei costi/benefici complessivi del consorzio.
 

Su queste basi E.S. Burioni Ricerche Bibliografiche

 

Luca Burioni
luca@burioni.it