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Pubblicato l'ultimo
numero di
ESB Notizie,
il notiziario
della E.S. Burioni
Ricerche Bibliografiche
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Un contributo alla discussione sui consorzi per l’acquisizione
di risorse elettroniche
Marzo 1999
Nota: questo testo è la prima stesura di un intervento originariamente pensato come contributo
alla discussione che seguiva la conferenza “Acquisti cooperativi di risorse elettroniche - Consortia for electronic resources”,
organizzata dal Coordinamento Biblioteche dell'Università di Firenze il giorno 4 febbraio 1999.
È ancora un testo suscettibile di modifiche, approfondimenti e integrazioni, ma ho pensato che potesse essere
utile metterlo a disposizione fin da questa prima versione, anche nella speranza di ricevere commenti,
osservazioni e critiche, che vanno inviati a luca@burioni.it.
(LB)
Premessa
Negli ultimi dodici mesi nel mondo delle biblioteche italiane si è
molto parlato di consorzi per l’acquisizione di risorse elettroniche.
Si tratta di una discussione che è appena agli inizi, ma che
trova i suoi precedenti in numerose esperienze nordamericane, britanniche
e nordeuropee.
E.S. Burioni Ricerche Bibliografiche, una delle aziende leader in Italia
nella distribuzione di risorse informative su supporto elettronico, ha
sempre manifestato un forte interesse per queste iniziative e si è
attivamente adoperato per facilitarne la realizzazione anche nel nostro
paese.
Già nel maggio 1995, a conclusione del nostro convegno “Distribuire
e rendere accessibili le risorse informative“ , avanzammo una proposta
– in accordo con l’editore Chadwyck-Healey - per una licenza nazionale
di PCI (Periodicals Contents Index) e della Patrologia Latina Database
(PLD). Tale proposta non ebbe seguito, sostanzialmente per l’assenza di
interlocutori a livello istituzionale, ma da essa trovò poi spunto
l’iniziativa del mirror site italiano di PCI, ospitato dall’Università
di Genova.
Per valutare l’interesse che una tale proposta avrebbe potuto incontrare,
va ricordato che negli anni successivi sono state vendute individualmente
a istituzioni italiane oltre 20 licenze della Patrologia Latina e che durante
il 1999 gli abbonati a PCI Web raggiungeranno il numero di 15.
Una proposta di acquisto “consortile” fu avanzata anche durante la
discussione per la realizzazione del mirror site di PCI Web, nell’estate
del 1996, al gruppo di istituzioni che avevano partecipato più
attivamente alla sperimentazione: tale proposta venne però presto
accantonata come non praticabile e ad essa fu preferita una politica di
vendita più tradizionale, anche se sostenuta da un robusto prezzo
promozionale.
Nel corso di quest’ultimo anno, invece, sono state finalmente realizzate
alcune limitate, ma significative,
iniziative di condivisione di risorse
elettroniche, in particolare quelle nell’area pisana e quelle realizzate
attorno ad alcune Università del CASPUR e l’Università di
Lecce.
In questi ultimi mesi, infine, abbiamo in corso di realizzazione alcune
iniziative nazionali e precisamente quelle relative a
INSPEC e
ad EMBASE,
su cui non ci soffermiamo perché descritte altrove.
Nella convinzione che i prossimi mesi registreranno una accelerazione
di questo processo, abbiamo pensato di raccogliere alcune riflessioni,
che si basano sia sulla esperienza di questi ultimi anni che sulla nostra
conoscenza del mercato internazionale, e di offrirle come contributo alla
discussione in corso.
Che cosa intendiamo per consorzi
Nonostante che in italiano il temine “consorzio” abbia necessariamente
una implicazione giuridica ed evochi lo spettro di interminabili discussioni
e lungaggini burocratiche, manterremo l’uso di questa terminologia sia
per analogia con il termine standard nel gergo internazionale, sia per
la mancanza di un sostituto veramente efficace.
Il termine “consorzio” sarà quindi usato in un’accezione molto
lata e molto libera, intendendo con esso ogni iniziativa di cooperazione
fra istituzioni diverse, anche non formalizzata in senso giuridico e anche
senza personalità e statuto autonomo, purché abbia come obiettivo
la condivisione di risorse ritenute utili per tutti i partecipanti.
Gli obiettivi di un consorzio per l’acquisizione di risorse elettroniche
Nel nostro caso specifico poi, cioè quello dell’acquisizione
di risorse informative elettroniche, intenderemo per consorzio la convergenza
di più istituzioni al fine di acquisire una risorsa informativa
(generalmente su supporto elettronico e di prezzo elevato), con l’obiettivo
di realizzare delle economie di scala.
Le economie di scala realizzabili sono sostanzialmente di due tipi:
1. costo della risorsa o della relativa licenza
2. costo dell’applicazione (acquisizione e manutenzione della strumentazione
hardware/software e della infrastruttura)
Nel secondo caso occorre poi distinguere fra:
-
risorse che sono disponibili per una installazione locale (tipicamente
installazioni client/server)
-
risorse che sono disponibili online (tipicamente su un server localizzato
all’estero e gestito direttamente dall’editore)
Nel caso di installazioni locali le economie di scala realizzabili sui
costi di cui al punto 2) sono sufficientemente evidenti, mentre nel caso
di risorse disponibili con accesso in linea questa voce può essere
considerata non applicabile.
Ciò nonostante, occorre tenere presente che, sulla base dello
stato delle prestazioni della rete e/o del desiderio di integrare la risorsa
con altre già disponibili, un consorzio potrebbe trovare conveniente
sostenere il costo di una installazione locale anche nel caso di risorse
online, realizzando così una sorta di mirror site del sito originale
dell’editore.
Ai fini dell’esposizione che segue, tuttavia, faremo riferimento principalmente
al caso di risorse elettroniche disponibili per installazioni locali e
tipicamente utilizzate secondo questa modalità; inoltre prenderemo
in considerazione risorse il cui abbonamento/licenza va rinnovato ogni
12 mesi.
Caratteristiche, costi e benefici
Sulla base delle considerazioni che precedono e di quelli che sono i
modelli internazionali di riferimento, per poter parlare di “consorzio”,
sono necessari:
-
un certo numero di istituzioni, possibilmente elevato
-
una o più risorse informative, tipicamente di costo elevato
-
un unico ordine / un’unica fattura / un unico pagamento
-
un’unica licenza
-
un’unica scadenza / un unico rinnovo
-
un’unica installazione
I benefici attesi dai partecipanti all’iniziativa sono quindi i seguenti
-
realizzare un risparmio sul costo delle risorse, ottenendo dal fornitore
un prezzo più conveniente di quello che avrebbero pagato se avessero
acquisito la risorsa individualmente
-
ottimizzare l’investimento in hardware e software, il costo dell’infrastruttura,
i costi di gestione e manutenzione (del server e dell’applicazione), quelli
di amministrazione (autenticazione, accessi, statistiche, ecc.)
Occorre tuttavia sottolineare con forza che la realizzazione di un consorzio
ha dei costi, molti dei quali rischiano di rimanere nascosti o non vengono
sufficientemente tenuti in debito conto nell’impostazione dell’iniziativa.
Si tratta in gran parte di costi che potrebbero rientrare nella categoria
dei costi di funzionamento, relativi ad attività che normalmente
vengono svolte con le risorse esistenti e nell’ambito del normale funzionamento
della struttura. Ma siccome il tempo e il personale non sono risorse illimitate,
risulta evidente che – a meno di non voler considerare il caso, che dovrebbe
essere piuttosto raro, di strutture sovradimensionate – altre attività
vengono sacrificate o compresse per poter svolgere quelle relative alla
preparazione e alla realizzazione di un consorzio.
Fra questi costi, vanno ricordarti:
1. individuazione dei partner
2. “contrattazione” fra i partecipanti sulle risorse oggetto del consorzio
3. “contrattazione” fra i partecipanti sul modello di gestione del
consorzio, in particolare su:
3.1. rappresentanza (anche informale) verso l’esterno
3.2. criteri di ripartizione del costo delle licenze
3.3. localizzazione del server
3.4. organizzazione di un servizio di supporto agli
utenti
3.5. criteri di ripartizione dei costi di gestione
e manutenzione
3.6. definizione di uno strumento di gestione efficiente
4. individuazione di possibili competenze interne/nomina di consulenti
esterni su:
4.1. politiche del mercato, prezzi, licenze, stato
dell’arte, etc.
4.2. politiche di licenza e contrattuali
5. individuazione del/dei possibili fornitore/i
6. trattativa con il/i fornitore/i
7. comunicazioni, riunioni fra i partner e con la controparte, viaggi,
etc.
8. formalizzazione e validazione delle decisioni consortili all’interno
di ogni singola istituzione
Un rapporto positivo fra costi e benifici
Alcuni di questi costi non sono esclusivi di una situazione consortile,
essendo tipici dell’organizzazione di un servizio di informazione elettronica
a livello di istituzione/ateneo, ma la pluralità degli interlocutori
che caratterizza un consorzio, può contribuire ad esaltarli e a
moltiplicarli – in particolare nella situazione dell’amministrazione pubblica
italiana -, ottenendo proprio il risultato contrario a quello che ci si
aspettava.
Altri costi sono invece di esclusiva pertinenza di una realizzazione
consortile, anche se a un osservatore superficiale possono sembrare sopravvalutati:
l’esperienza fatta invece in questi mesi, ci ha dimostrato che la sottovalutazione
di alcuni di questi aspetti (pensiamo soprattutto a quelli indicati ai
punti 3 e 8), rischia di pregiudicare i risultati di una iniziativa consortile
e, in buona sostanza, di non produrre i vantaggi che erano attesi.
Si pone quindi il problema di assorbire al meglio questi costi, realizzando
un equilibrio costi/benefici vantaggioso per i partecipanti al consorzio.
Questo risultato può essere raggiunto in diversi modi:
-
con un numero sufficientemente alto di partecipanti (cioè distribuendo
il costo fra più istituzioni)
-
con un numero sufficientemente alto di risorse, possibilmente di costo
levato (cioè distribuendo il costo su più acquisti)
-
con contratti pluriennali (cioè distribuendo il costo su più
esercizi)
Va tuttavia sottolineato, a scopo prudenziale e in particolare nella situazione
italiana, alcuni di questi costi tendono ad aumentare, piuttosto che a
diminuire’ col crescere del numero dei partecipanti; analogamente, l’aumento
del numero di risorse oggetto del consorzio, può non tradursi automaticamente
in una diminuzione di costi, ma invece risolversi nel suo contrario, aumentando
il numero dei tavoli di trattativa e gli interlocutori, dal momento che
– nella attuale situazione del mercato - risorse diverse possono avere
editori/distributori diversi.
Dalle considerazioni che precedono risulta abbastanza chiaro che i costi
di gestione possono diventare una variabile difficilmente comprimibile
e che in linea di massima fra gli accorgimenti utilizzabili per assorbirli
al meglio riveste un ruolo centrale quello di realizzare contratti pluriennali,
in modo da distribuire i costi di realizzazione e gestione su più
esercizi.
Va infine evidenziato come questi costi aumentino in maniera esponenziale
qualora si opti per la soluzione – di per sé astrattamente consigliabile
– di formalizzare il consorzio, attribuendogli personalità giuridica,
statuto e organi di governo.
Con una certa approssimazione, il rapporto costi/benefici può
essere rappresentato da una espressione in cui:
R = costo consortile annuo della risorsa
A = costo operativo annuo dell’applicazione (acquisto, manutenzione,
gestione HW/SW)
P = numero dei partecipanti al consorzio
S = numero dei server
Y = numero degli anni del contratto
G = costi di realizzazione e gestione del consorzio
E precisamente:
R
+ A G
_________ + _______
P / S
Y
Il risultato di questa formula andrà poi confrontato con un’altra
espressione che esprima il costo di una installazione locale per una singola
istituzione, e cioè:
N + L
Dove:
N = costo normale annuo della risorsa per una singola istituzione
L = costo operativo annuo di una singola installazione locale
(acquisto, manutenzione, gestione HW/SW)
Conclusioni
Per riassumere quello fin qui detto: la convenienza di una realizzazione
consortile è determinata dai seguenti fattori:
-
alto numero dei partecipanti (diminuisce il costo della risorsa e il costo
dell’applicazione; può far salire il costo di realizzazione e gestione)
-
numero delle installazioni tendente a 1 (diminuisce il costo dell’applicazione)
-
alto numero delle risorse (può far diminuire i costi di realizzazione
e gestione, ma solo se la controparte è unica)
-
contratto pluriennale (diminuisce i costi di realizzazione e gestione;
può far diminuire il costo della risorsa)
-
organizzazione “leggera”, ma chiara e trasparente fra tutti i partecipanti
(diminuisce i costi di realizzazione e gestione)
-
competenze negoziali e commerciali (possono far diminuire il costo della
risorsa, diminuiscono i costi di realizzazione e gestione)
Un aspetto che si tende a sottovalutare è poi quello di una relativa
perdita di flessibilità e di autonomia: infatti una realizzazione
consortile porta necessariamente con sé un certo grado di uniformità
e centralizzazione:
-
al momento dell’ordine, ovvero i processi decisionali devono essere coordinati
-
al momento del rinnovo (se la risorsa è in abbonamento), ovvero
tutti i partecipanti devono essere in grado di rinnovare contemporaneamente
prima della data di scadenza
-
per la scelta della tecnologia
-
la localizzazione del/dei server
E’ quindi estremamente importante che questi aspetti, che da una prospettiva
locale potrebbero apparire come svantaggi, siano chiaramente compensati
da un bilancio positivo sul versante dei costi/benefici complessivi del
consorzio.
Su queste basi E.S. Burioni Ricerche Bibliografiche
-
è impegnato a portare a termine con successo le due iniziative attualmente
in corso (consorzi nazionali per INSPEC
e EMBASE) e di cui si è
fatto promotore assieme a SilverPlatter Information
-
è interessato a collaborare con tutte le istituzioni che abbiano
fra i propri obiettivi la realizzazione di consorzi per l’acquisizione
di risorse informative elettroniche
-
svilupperà nei prossimi mesi una serie di iniziative funzionali
a questo obbiettivo.
Luca Burioni
luca@burioni.it
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