Il Sistema bibliotecario diventa editore delle pubblicazioni dell’Ateneo: l’esperienza di Firenze

Contributo sul tema "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", presentato in occasione del convegno internazionale di studi "Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida" (Firenze, 14 febbraio 2001).
 

Abstract

1. Contesto internazionale

Molte di queste iniziative sono state realizzate proprio dalle biblioteche universitarie che sempre più spesso assumono un ruolo di editore e distributore di pubblicazioni scientifiche prodotte nell'ambito dell'Università di appartenenza. L’integrazione tra University Press e Sistema bibliotecario è strategicamente importante, perchè consentirà, nel lungo periodo, di ottenere sinergie per riprendere il controllo del copyright e, di conseguenza, dei prezzi dei periodici. Una migliore organizzazione dell’editoria scientifica universitaria potrà favorire la crescita delle collezioni bibliotecarie. Integrare nella collezione delle biblioteche le pubblicazioni scientifiche pubblicate è infatti la naturale evoluzione del ruolo di supporto all'attività didattica e di ricerca svolto dalle biblioteche.

2. Il Progetto Firenze University Press

Gli obiettivi del Progetto Editoria Scientifica dell’Università di Firenze (Firenze University Press) sono:

• la valorizzazione della produzione editoriale interna all’Ateneo;
• la razionalizzazione della spesa attualmente sostenuta per pubblicazioni;
• la disponibilità senza limitazioni di libri di testo per gli studenti;
• la possibilità di contrastare la ridotta capacità di acquisto del Sistema bibliotecario d’Ateneo.

• organizzazione dell'Ufficio di Coordinamento editoriale ed avvio dell'assistenza per le pubblicazioni e delle collaborazioni nazionali ed internazionali con associazioni scientifiche;
• creazione di pubblicazioni e di periodici elettronici, collegati a pubblicazioni a stampa (stampa on demand);
• digitalizzazione di documenti facenti parte del patrimonio bibliografico dell'Ateneo;
• creazione di nuovi servizi (come il server dei preprint e le dispense per gli studenti).

1. Fase (Gennaio-Luglio 2000): Avvio dell'innovazione dell'editoria universitaria;
2. Fase (Agosto-Dicembre 2000): Creazione di pubblicazioni elettroniche;
3. Fase (Gennaio-Luglio 2001): Integrazione con altri servizi.

Il Comitato editoriale ha il compito di integrare, in modo trasversale, i vari Uffici e Dipartimenti che nell'Università sono coinvolti nel processo editoriale, creando delle sinergie per innovare la produzione editoriale. Un'organizzazione gerarchica o una nuova struttura amministrativa avrebbe infatti rischiato di creare burocrazie inutili o addirittura dannose oltre che difese dello status quo.

In particolare il Comitato editoriale sta realizzando i seguenti documenti:

1. Modello Giuridico
2. Modello Tecnologico
3. Modello Economico
4. Modello dell'accesso ai servizi.

• è stato avviato ed è in corso di completamento il Catalogo editoriale dell’Università;
• sono state pubblicate in Web (presso Casalini Digital) le prime pubblicazioni, disponibili al sito: http://digital.casalini.it/fup/pdf/. Questa prima esperienza editoriale, basata sul print on demand ha confermato il risparmio di oltre il 35% scegliendo la versione elettronica come copia originale, da cui sarà possibile a richiesta avere la pubblicazione a stampa, a costi contenuti;
• è in preparazione una serie di incontri, mostre e convegni, a scopo informativo per la comunità scientifica;
• è in corso una prima sperimentazione del servizio delle dispense per gli studenti on demand.

3. Problematiche ed opportunità

3.1 Le tecnologie

La creazione elettronica, la pubblicazione e la distribuzione in Web di pubblicazioni accademiche ha aperto nuove opportunità per le università:

1. è possibile l’accesso immediato alle pubblicazioni, contro i tempi anche lunghi di pubblicazione dell’editoria tradizionale;
2. c’è un recupero più facile e rapido dell’informazione usando i motori di ricerca;
3. è disponibile una rete di collegamenti che influenza e in parte sostituisce il sistema attuale delle citazioni bibliografiche e facilita gli avanzamenti della conoscenza;
4. si può incorporare nei documenti materiale audiovisivo e multimediale;
5. si possono creare documenti interattivi e dinamici, che sono risorse eccellenti per realizzare il materiale didattico, sia per sussidio ai corsi tradizionali che per la formazione a distanza;
6. non esistono problemi di lunghezza dei lavori, rendendo possibili presentazioni complesse e comprensive di più parti, mentre invece gli editori tradizionali limitano il numero di pagine o immagini per articolo;
7. la diffusione delle pubblicazioni elettroniche raggiunge una porzione più ampia di studiosi sparsi in tutto il mondo che non coi tradizionali canali distributivi degli editori commerciali;
8. danno l’opportunità di interazione tra autore e lettore con un canale per il dialogo che può influenzare la direzione della ricerca, attraverso la revisione di idee o il chiarimento di significati per i lettori;
9. le pubblicazioni elettroniche, ed i servizi collegati come il document delivery, possono generare introiti all’università per un recupero degli investimenti.

• il problema della certificazione. L’interazione tra le pubblicazioni accademiche e la carriera dei docenti, in gran parte causa principale dell’aumento delle pubblicazioni scientifiche, è un ostacolo all’editoria elettronica poiché legata al supporto cartaceo tradizionale. Il progetto Firenze University Press ha cercato di ovviare a questo problema in due modi: dando la possibilità di pubblicazioni elettroniche con copie cartacee "print on demand" per nulla diverse da pubblicazioni originariamente a stampa (ma con notevoli risparmi di produzione e gestione), cercando di separare la certificazione del contenuto dal supporto dello stesso; in secondo luogo, garantendo la certificazione data dalla Biblioteca Nazionale di Firenze, come dichiarazione del deposito legale volontario che la Firenze University Press, prima Casa editrice in Italia, farà di ogni pubblicazione elettronica edita. L’apposita convenzione con la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze è la chiave di volta di un cambiamento significativo dell’editoria scientifica a livello nazionale. Questo primo risultato dovrà essere accompagnato, in tempi brevi, da un cambiamento dell’attuale sistema della "peer review", la valutazione e le recensioni che studiosi di pari livello fanno delle pubblicazioni edite;
• il problema della permanenza nel tempo delle pubblicazioni. Il maggiore problema di pubblicare in Internet è la non permanenza della pubblicazione nel lungo periodo. La Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze assicurerà un sistema di deposito con garanzia di autenticità della pubblicazione. La convenzione tra l’Università di Firenze e la Biblioteca Nazionale darà quindi importanza all’editoria elettronica scientifica. Questo, insieme ad un cambiamento di mentalità auspicabile, potrà contribuire a diminuire la necessità del print on demand.

La tecnologia digitale può creare l’ambiente in cui diventa possibile la gestione dei diritti di proprietà intellettuale, ponendo fine da una parte all’abuso delle fotocopie e contemporaneamente dando il controllo della proprietà intellettuale dei diritti di autore di nuovo in mano all’Università. Dovrà quindi essere modificato l’attuale modello di contratto tipo nel punto in cui cede, come prassi comune, tutti i diritti all’editore commerciale.

In sostituzione del modello di contratto che cede ogni diritto agli editori, sono stati proposti agli organi accademici due diverse tipologie di contratto: una in cui gli autori cedono ogni diritto all’Università ed una in cui gli autori conservano ogni diritto, pur concedendo una limitata licenza d’uso della pubblicazione all’Università.

Le due tipologie di contratto prevedono diversi processi di assistenza agli autori, differenziati dal tipo di supporto e di finanziamento concesso dall’Università. Anche nel caso in cui l’autore cede all’Università ogni diritto di proprietà, riceve come royalty il 50% dell’utile ricavato dalle vendite.

L’Università si impegna con gli autori a gestire e far rispettare i diritti di proprietà intellettuale delle pubblicazioni elettroniche, registrate secondo le norme in uso e trasmesse in deposito legale volontario alla Biblioteca Nazionale Centrale.

Conclusioni

Recentemente la Firenze University Press sta tentando di avviare nuove pubblicazioni, che si basano sulla comunicazione come funzione principale e che sono interattive e dinamiche (non statiche come le pubblicazioni a stampa) e quindi anche non più print-on-demand.