Alcuni applicativi per il web di una biblioteca accademica

Contributo sul tema "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", presentato in occasione del convegno internazionale di studi "Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida" (Firenze, 14 febbraio 2001).
 

di Lidia Diella (in linea da febbraio 2001)

Abstract

La Biblioteca di Scienze politiche dell’Università degli studi di Milano, per risolvere problemi di tipo organizzativo e integrare gli strumenti informativi disponibili, ha progettato e sta finendo di realizzare alcuni programmi, che forniranno ai suoi utenti facilitazioni per l’accesso ai servizi e alle risorse elettroniche.

Si tratta di applicativi ideati grazie alla esperienza dei bibliotecari e a nuove competenze informatiche, e creati, utilizzando pagine ASP (Active Server Pages), insieme a un database molto diffuso come ACCESS di Microsoft. Si tratta di:

Le caratteristiche principali di questi applicativi, oltre alla personalizzazione spinta, sono la velocità di realizzazione e il basso costo, senza contare l’adattabilità a nuovi utilizzi.

Si è prestata attenzione, ai fini di non disperdere energie, a usare tecniche di derivazione, quando è stato necessario duplicare i dati, e, sempre per lo stesso motivo, nel database per il gateway alle risorse elettroniche, abbiamo cercato di creare un sistema di registrazione dei dati sufficientemente completo e standardizzato, nella prospettiva di una eventuale confluenza in progetti di più ampio respiro.

In grandi strutture universitarie, come quella dell’Università degli studi di Milano, in cui il processo di centralizzazione dei servizi è già molto avanzato (dai sistemi di automazione all’OPAC d’ateneo, dal networking dei CD-ROM ai progetti centralizzati per la gestione degli e-journals e di altre basi dati online), parrebbe che lo spazio di intervento creativo nella realizzazione di servizi informatici per i bibliotecari sia esaurito.

In realtà, facendo attenzione a non disperdere le energie, l’esperienza diretta dei bibliotecari unita a competenze informatiche di un certo livello, può permettere di realizzare rapidamente programmi agilissimi e di grande utilità per affrontare e dare ragionevole soluzione a problemi organizzativi, a volte anche solo contingenti. Non solo: consente di creare anche strumenti piuttosto sofisticati di accesso all’informazione.

Mi riferisco all’uso di strumenti come le pagine ASP (Active Server Pages), un ambiente di scripting usato per interfacciare i database sul WEB e creare pagine HTML e applicazioni WEB, insieme all’uso di database diffusi e noti tra i bibliotecari, come ACCESS di Microsoft.

Alla diffusione di tali sistemi tra i bibliotecari, molto hanno contribuito i due seminari organizzati negli scorsi anni dall’Istituto Cattaneo di Castellanza ("Oltre HTML"), che anche noi abbiamo avuto modo di frequentare.

La Biblioteca di Scienze politiche dell’Università degli studi di Milano, lavora da anni nell’ambito dei progetti di automazioni portati avanti dalla Divisione biblioteche. Utilizza SBN come sistema di automazione integrato ed ora è impegnata nella sperimentazione per SBN-UNIX. I dati catalografici confluiscono automaticamente nell’OPAC d’ateneo EASYWEB e anche per il networking dei CD-ROM ci si avvale dei servizi centralizzati d’ateneo (Erl, Ovid, Tatoo). Oggi tuttavia, ci troviamo a dover affrontare problemi organizzativi e di diffusione dell’informazione, che momentaneamente non possono essere risolti, se non con iniziative locali.

Questo è possibile solo grazie ad un gruppo di bibliotecari che hanno acquisito una notevole competenza nell’uso degli strumenti informatici, e a una giovane informatica che, oltre a gestire le attrezzature, riesce a dedicare una parte del suo tempo a seguire, integrare e a realizzare le iniziative e i progetti dei bibliotecari[1].

Come in ogni biblioteca, è di anni fa la realizzazione di una Home Page per la presentazione dei servizi, che ha assorbito le nostre energie, insieme a bollettini delle nuove accessioni, alle newsletter elettroniche, ecc.

Ora la necessità di rinnovare le pagine WEB, si è imposta in coincidenza con il trasferimento della Biblioteca in una sede decentrata rispetto alla Facoltà di scienze politiche, a causa di lavori di ristrutturazione che ci terranno lontani per almeno un paio d’anni dai nostri utenti primari.

E evidente che questa situazione sollecita grandemente i bibliotecari a intervenire per tutta una serie di problemi.

Tra gli obiettivi a lungo termine, ci si è proposti di potenziare e sviluppare il più rapidamente possibile l’offerta di risorse elettroniche full-text online, oltre a impegnarci maggiormente nel lavoro di diffusione e comunicazione, già iniziato due anni fa con i corsi di formazione per studenti e docenti.

Tali obiettivi sono diffusi e condivisi nell’intero mondo bibliotecario, ma, di questi tempi, la nostra biblioteca si trova in una situazione piuttosto delicata e deve lavorare per difendere il ruolo che si è conquistata in facoltà.

Cercheremo di trasformare questa contingenza in una opportunità per affrettare il salto verso la biblioteca digitale.

Si è deciso quindi, di affrettare il completamento di un progetto già avviato da tempo e di ideare alcuni nuovi strumenti da inserire nella HP della biblioteca con i seguenti obiettivi:

  1. semplificare e unificare l’accesso alle risorse elettroniche online;
  2. offrire ai nostri studenti e docenti servizi a distanza particolari o che, per ora, semplicemente non sono garantiti da SBN o dall’OPAC d’ateneo.
Questi programmi saranno unificati nella nuova HP progettata, che, oltre alla parte tradizionalmente descrittiva dei servizi di biblioteca, in realtà accentua lo spazio riservato ai servizi online, destinati a mitigare il gap, costituito dalla distanza della biblioteca dalla sede originaria, e a facilitare l’accesso alle risorse elettroniche online, ancora discretamente sottoutilizzate.

Gli strumenti in parte realizzati e in parte da realizzare, che saranno riuniti nella HP, sono:

In particolare il catalogo per la circolazione dei libri di testo e il gateway alle risorse elettroniche sono in fase avanzata di realizzazione, mentre i programmi per i servizi di prenotazione e le richieste di prestito interbibliotecario sono ancora solo in progetto, ma contiamo di realizzarli in tempi brevi.
 
 

1. Catalogo Speciale per la circolazione dei libri di testo

Dopo il trasferimento di uffici e raccolte, nella sede della Facoltà di Scienze politiche, è rimasto uno Sportello della biblioteca centrale con un servizio di prestito dei soli libri di testo. Da tempo tale servizio veniva gestito in locale (e non in SBN come per tutto il materiale bibliografico della biblioteca) per gestire una circolazione rapida di copie multiple e non inventariate. A parte, per la HP della biblioteca, veniva prodotta una lista in HTML organizzata per esami, molto gradita dai nostri studenti, che trovavano così raggruppati i testi già disponibili in biblioteca. Questa lista doveva essere sistematicamente aggiornata e corretta dal webmaster, un anno dopo l’altro.

Si è pensato pertanto di realizzare un nuovo sistema, creando un programma da installare sul server WEB della biblioteca, i cui obiettivi sono:

Il database, organizzato in tre moduli (prestito, gestione e catalogo), è stato direttamente realizzato in ACCESS dai bibliotecari che avevano una approfondita conoscenza delle funzioni richieste, mentre l’informatico della biblioteca ha provveduto a completare il lavoro realizzando le pagine ASP.
Al momento il software è già in uso in forma sperimentale presso lo Sportello della biblioteca.
I dati per il catalogo e quelli relativi agli studenti iscritti, sono stati estratti direttamente da SBN e rielaborati. Il catalogo sarà accessibile anche dalla HP, appena completato l’inserimento dei dati per gli indici previsti.
Il programma dovrà supportare una media di 700 transazioni al mese; i record relativi ai libri di testo non sono più di 2500.
I tempi di realizzazione del programma sono stati limitati; abbiamo calcolato, anche se in modo approssimativo, che per la creazione del database, scaricamento e rielaborazione dei dati, compilazione delle pagine ASP sono state necessarie circa 50 ore uomo, distribuite nell’arco degli ultimi 3 mesi. Più impegnativa si presentano la sperimentazione e la messa a punto del programma, però gli interventi di correzione degli errori e delle piccole incongruenze sono praticamente immediati.
 

2. Sistema di prenotazione dei libri della biblioteca e richieste di ILL/DD

Attualmente, la verifica della disponibilità e la prenotazione dei libri direttamente dall’OPAC non è ancora possibile con il nostro sistema di automazione. Il gestionale di SBN-UNIX, che attualmente stiamo sperimentando, dovrebbe consentire la realizzazione di queste funzioni attraverso un nuovo OPAC, ma dobbiamo ancora attendere.
Gli studenti di Scienze politiche, ora lontani dalla Biblioteca centrale, per evitare viaggi inutili, possono verificare la disponibilità allo Sportello della biblioteca in facoltà solo con la mediazione del bibliotecario, che controlla in SBN ed effettua una prenotazione.
Abbiamo pensato di fornire attraverso la pagina WEB un’ulteriore possibilità, con un servizio di prenotazione dei libri che consenta agli utenti, una volta individuato in OPAC il libro, di inviare via e-mail una richiesta alla biblioteca centrale, compilando con i dati necessari un form predisposto sulla HP.
Si tratta ovviamente di un sistema semiautomatico: i dati richiesti confluiranno nelle tabelle di un database in ACCESS che, sempre attraverso un’interfaccia creato con pagine ASP, il bibliotecario addetto al prestito dovrà regolarmente consultare. Effettuate le necessarie verifiche in SBN, potrà poi, con semplici operazioni di selezione sulla maschera, registrare l’informazione relativa a: Potranno così essere inviati automaticamente tutti i messaggi di risposta.
Il richiedente riceverà una risposta immediata solo nel caso il libro fosse già prenotato, perché il dato, a differenza degli altri, è già disponibile nel database.

I pochi dati necessari sono:

Nella stessa logica del precedente sistema, e con la stessa tecnica, sarà quello previsto per permettere ai nostri utenti di richiedere una ricerca di prestito interbibliotecario o di document delivery, senza dover raggiungere la sede della biblioteca. Si predisporrà per la HP un form che l’interessato dovrà compilare con le informazioni indispensabili al bibliotecario per effettuare le ricerche e avviare le pratiche di ILL/DD. L’unico automatismo previsto è una risposta di chiarimenti relativi al servizio.

Non sappiamo ancora naturalmente quale sarà il livello di utilizzo di un programma di questo genere. Tuttavia, se riusciremo a lavorare bene nella diffusione dell’informazione sul servizio, potrebbe costituire una opportunità interessante per i nostri utenti, anche per quelli che, non frequentando regolarmente la facoltà, hanno più difficoltà ad accedere ai servizi di prestito e prestito interbibliotecario.
 

3. Un gateway unificato per le risorse elettroniche in rete o in locale

Questo progetto, più complesso degli altri e in elaborazione già dallo scorso anno anche con aiuto esterno[2], dopo una forzata sospensione, è stato ripreso con rinnovato interesse e urgenza.

Nasceva da una serie di considerazioni valide ancora oggi: se nella letteratura professionale si parla continuamente di una comunità scientifica proiettata sulle risorse disponibili in rete, che sta superando l’uso di basi dati su CD-ROM stand alone o in rete locale, per dare preferenza alle basi dati online e agli e-journals, nel campo delle scienze umane e sociali, la nostra esperienza era, ed è ancora, quella di una situazione abbastanza arretrata. La diffusione dell’uso della rete è a macchia di leopardo, anche perché il cablaggio completo negli edifici storici, come quello della nostra facoltà, è relativamente recente.

Questa situazione è tuttora confermata dai dati poco confortanti sull’uso dei CD-ROM in rete e in biblioteca, da quelli forniti dai providers sull’accesso alle riviste elettroniche e alle basi di dati online. Un dato evidente risulta anche, per esempio, dalla modesta percentuale di risposta alle richieste avanzate dai bibliotecari attraverso la posta elettronica. I notevoli investimenti per le collezioni di strumenti bibliografici o full-text sono ancora troppo poco sfruttati. I ricercatori sono spesso appagati dalle ricerche sui cd-rom che girano sui loro PC, anche perché non è sempre elementare l’accesso alle risorse in rete, o per lo meno non a tutte quelle desiderabili.

Abbiamo deciso quindi che il problema essenziale era quello della facilitazione dell’accesso, e abbiamo quindi scartato l’idea di fornire le informazioni relative alle modalità di accesso SOLO in forma di introduzione o di help: visto che non sempre è possibile rendere trasparenti i controlli, ci siamo orientati verso un tipo di descrizione dettagliata, risorsa per risorsa, dei requisiti e delle operazioni necessarie per accedere a ognuna di esse.

Il progetto si è dato come obiettivo la realizzazione di un accesso unico, ma anche articolato, alle risorse elettroniche disponibili in rete e in locale, escludendo però quello agli e-journals, il cui numero, in crescita rapidissima, crea troppo rumore nella ricerca per materia. Per questi ultimi oggi poi, sono già previste altre vie di accesso, compresa quella dall’OPAC d’ateneo.

Il programma, che anche in questo caso utilizza un database in ACCESS e pagine ASP, installato sul WEB server di biblioteca, è organizzato in due moduli, uno per la ricerca online dalla HP della Biblioteca e uno per la gestione.

Le risorse elettroniche da censire e da descrivere sono quelle accessibili:

Sono state individuate le seguenti tipologie di risorse da raccogliere: Si è ritenuta utile la disponibilità di accessi diversi e il database sarà indicizzato in ordine: Le risorse dovrebbero essere descritte su schede informative contenenti i seguenti dati [non tutti obbligatori]: In ogni schermata è consentita la navigazione tra le materie e i tipi di risorse.

Il secondo modulo, quello per la gestione da parte del bibliotecario, permette ai bibliotecari di inserire, modificare e cancellare i record relativi alle risorse elettroniche, producendo automaticamente l’interfaccia HTML per la HP. Dallo stesso modulo è possibile naturalmente ricercare e visualizzare i record singolarmente o in liste per materia.

Il database non dovrebbe superare un certo numero (nell’ordine delle centinaia) di record.
La descrizione delle risorse prevista inoltre è piuttosto elaborata e dovrà essere costantemente aggiornata secondo modalità e criteri precisi. Quindi preferiamo utilizzarlo per un numero molto selezionato di risorse.
Recentemente un nuovo bibliotecario è stato assegnato al lavoro di sviluppo e catalogazione delle risorse elettroniche, che intraprenderà il lavoro di data entry.

NOTE
[1] bibliotecari che hanno partecipato alla realizzazione dei progetti sono: Carola Della Porta, Sergio Pedersoli, Alfredo Petrone. La nuova informatica è Michela Missana.

[2] Il programma è stato impostato più di un anno fa per noi da Carlo Lucchesi e ripreso da Michela Missana che lo ha completato e riadattato alla nuova HP della biblioteca.

Appendice


Figura 1


 

Figura 2


 

Figura 3


 

Figura 4

Figura 5