Integrazione dei servizi bibliografici d'Ateneo

Contributo sul tema "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", presentato in occasione del convegno internazionale di studi "Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida" (Firenze, 14 febbraio 2001).
 

Abstract

Premessa

Allo scopo di diminuire gli svantaggi e le distorsioni che derivano da una simile frammentazione, sono stati realizzati una serie di servizi centralizzati (catalogo collettivo di Ateneo, banche dati in rete di Ateneo e accesso ai periodici elettronici), con l'intento di rendere più agevole a studenti e docenti accedere all’informazione, razionalizzando nel contempo la gestione e gli acquisti.

Scopo del progetto

Il progetto si è articolato in quattro fasi:

1. integrazione dei dati catalografici in formato elettronico provenienti da diversi archivi in vista della costituzione del catalogo collettivo d’Ateneo;
2. integrazione tra l’Opac e le informazioni sulle biblioteche;
3. integrazione tra le banche dati e l’Opac;
4. integrazione delle risorse elettroniche all'interno dell'Opac.

Prima fase: catalogo collettivo di Ateneo

L'assenza di un sistema di catalogazione comune all'interno del Sistema Bibliotecario d'Ateneo ha portato alla costituzione di cataloghi separati per le diverse biblioteche dell’Ateneo.

Soluzione adottata

La scelta del software (nel 1996) è caduta su un prodotto sviluppato dalla Nexus di Firenze: EasyWeb [2]. Oltre a consentire diverse modalità di ricerca (per campi, per liste e per esperti), questo prodotto si segnala per la velocità delle risposte.

All’atto della costituzione del catalogo collettivo di Ateneo, ci si è trovati nella necessità di integrare i dati provenienti dall’archivio SBN [3] con quelli provenienti da archivi locali. A questo scopo sono stati realizzati dei convertitori che hanno consentito di convertire gli archivi locali nel formato UNIMARC, lo stesso in cui vengono esportati i dati SBN. Le difficoltà non sono state solo tecniche: è stato necessario, infatti, realizzare tabelle di corrispondenza tra i formati dei diversi archivi locali e il formato UNIMARC.

Per evitare la presenza nel catalogo di notizie duplicate, è stata poi messa a punto una procedura di "schiacciamento" delle notizie duplicate provenienti dagli archivi locali.

É in corso il completamento del processo di integrazione dei dati cominciato nel 1997: entro la fine del 2000 verrà infatti completata la conversione degli archivi Aleph e Techlib.

Risultato

Ad oggi, il catalogo collettivo di Ateneo:

• Comprende i dati di circa 130 tra biblioteche d’area, di settore e fondi librari. Le facoltà presenti sono: Agraria, Farmacia, Giurisprudenza, Lettere e Filosofia, Medicina e Chirurgia, Medicina veterinaria e Scienze politiche. Alle biblioteche di queste Facoltà si aggiungono alcune biblioteche di Scienze matematiche, fisiche e naturali, oltre ai dati dell’Università di Milano Bicocca.
• Contiene circa 640.000 record relativi a monografie e 23.000 record relativi a periodici.
• Ha un incremento mensile di circa 5.000 record, cui si aggiungono circa 17.000 record dovuti al recupero del pregresso in corso dal 1999, che si concluderà nel novembre 2001. L’Opac viene aggiornato ogni 10 giorni.

Seconda fase: integrazione tra l’Opac e le pagine informative delle biblioteche

Il progetto di collegamento tra il record bibliografico presente in Opac e le informazioni relative alla biblioteca che possiede l'opera si è reso necessario data la molteplicità delle strutture bibliotecarie presenti nel catalogo collettivo.

Il progetto presentava le seguenti difficoltà:

• la mancanza nel catalogo collettivo di un codice che individuasse la biblioteca che possiede effettivamente l'opera;
• la presenza di cataloghi di biblioteche d'area comprendenti notizie di materiale collocato in strutture afferenti (ad esempio, il catalogo della Biblioteca della Facoltà di Medicina veterinaria comprende le notizie di 15 biblioteche di istituti e dipartimenti che ad essa fanno capo) [4];
• la gestione e l'aggiornamento centralizzato delle pagine informative delle 150 biblioteche dell'Ateneo.

Per poter mettere a disposizione dell'utente informazioni aggiornate sulle biblioteche, si è provveduto ad estrarre dal database delle statistiche, gestito dalla Divisione Coordinamento delle Biblioteche, i campi relativi al nome della struttura, indirizzo, orari e servizi, e a generare delle pagine informative uniformi.

Poiché, come si è visto, non era possibile collegare direttamente alla denominazione della biblioteca la pagina contenente le informazioni di servizio, si sono dovuti individuare dei parametri che consentissero di associare l'opera alla biblioteca che la possedeva. I parametri individuati sono stati il codice ICCU della biblioteca e la parte iniziale della segnatura, la sezione.

Si sono individuate più di 500 sezioni. Il caso più impegnativo è stato quello della Biblioteca delle Facoltà di Giurisprudenza, Lettere e Filosofia, in cui a 32 strutture corrispondevano quasi 200 sezioni. È stato quindi realizzato un programma che, sulla base del codice ICCU e della sezione, individua l'URL della pagina informativa [5].

Risultato

Una volta definiti i campi da estrarre dal database delle statistiche e inseriti in una tabella i codici ICCU con le corrispondenti sezioni, è stata messa a punto una procedura che consente di generare tanto le pagine informative quanto quegli elenchi che, trasferiti sul Web server dell’Opac, fanno da base ad una cgi che permette all'utente, una volta trovato il riferimento bibliografico cercato, cliccando sul nome della biblioteca, di visualizzare una finestra con le informazioni relative alla struttura bibliotecaria che possiede effettivamente l’opera.

Terza fase: integrazione tra le banche dati e l’Opac

Il progetto nasce circa un anno fa dall’esigenza di creare un’integrazione tra due servizi centralizzati ormai consolidati e di largo utilizzo, l’Opac e il servizio banche dati.

Si ipotizza che l’utente, una volta effettuata la ricerca in una banca dati e individuato un articolo o una monografia, voglia sapere se una biblioteca dell’Ateneo possiede tale opera. La tecnologia già prevede la possibilità di effettuare questo collegamento tramite un codice standard internazionale, l’ISSN per i periodici, l’ISBN per le monografie. Nel caso del nostro catalogo, tuttavia, i formati con cui erano stati immessi questi codici differivano da un archivio all'altro, e questo rendeva impossibile realizzare immediatamente questo collegamento.

Soluzione adottata

Il servizio banche dati in rete di Ateneo, nato nel 1997, si è sviluppato intorno al sistema OVID. A questo si è aggiunto il sistema ERL, quello dei Chemical Abstracts e le banche dati accessibili da server remoti. Recentemente si è inoltre aggiunto a questi sistemi il sistema TATOO che ha consentito di mettere in rete altre banche dati [6].

Per la realizzazione del progetto, si è quindi partiti dallo studio delle possibilità offerte dal software OVID.

Sono state considerate due soluzioni tecniche:

• costruire un link dinamico: si fa generare una query-string, ovvero una URL che lancia una ricerca in Opac sulla base di un parametro variabile comune a entrambe le basi dati (quella che si sta consultando e l'Opac);
• creare un link statico: si costruisce un database con dati estratti dall'Opac e utilizzato dal software della banca dati Ovid o ERL. In caso di presenza dell'opera nel database il programma fa comparire il link all'Opac nel record trovato, diversamente il link non appare.

La minore complessità di attivazione e la facilità di manutenzione ha fatto preferire la prima soluzione. Condizione fondamentale perché avvenisse il riconoscimento del record era che il codice ISSN o ISBN comparisse nello stesso formato nei due archivi (banca dati e catalogo). Poiché tuttavia questa condizione non era presente all’interno del nostro catalogo, il primo intervento è stato quello di uniformare l’uscita del formato di questo codice, in modo che la query string lanciata dall’interno della banca dati potesse riconoscere sempre il codice corrispondente all’interno dell’Opac anche qualora comparisse in formato diverso.

Il collegamento all'Opac è stato implementato anche per il sistema ERL. Al momento il metodo descritto non è applicabile ai Chemical Abstracts e alle banche dati di Tatoo [7].

Nella maggior parte dei casi, le banche dati consultabili on-line prevedono il medesimo tipo di integrazione, permettendo di attivare il link dinamico sulla base dei parametri comunicati dall'Opac master. In futuro si prevede di attivare sempre questo tipo di connessione laddove sia possibile.

Risultato

Si è così raggiunto il risultato che in ogni record visualizzato in formato completo all’interno della banca dati OVID e ERL viene visualizzato un link cliccando sul quale è possibile lanciare una ricerca nel catalogo. Questa ricerca apre automaticamente una finestra che avvisa l’utente se l’articolo da lui cercato appartiene ad una rivista posseduta in una o più biblioteche del nostro Ateneo, quali anni sono posseduti e qual è la sua localizzazione. Un medesimo collegamento è attivo per le monografie.

Quarta fase: integrazione dei periodici elettronici nell’Opac

Il progetto riguarda l’accesso alle risorse elettroniche, un problema emerso in conseguenza degli accordi stipulati con editori e distributori per la messa a disposizione delle versioni elettroniche di alcune centinaia di periodici.

Per consentire l’accesso immediato sono state realizzare una serie di pagine HTML contenenti l'elenco, ordinato alfabeticamente, delle pubblicazioni accessibili e i collegamenti alla loro homepage (http://users.unimi.it/~divbib/elettroniche/alfabeto.html).

I limiti di questa soluzione sono evidenti:

• una pagina HTML contenente diverse centinaia di titoli risulta eccessivamente pesante dal punto di vista della consultazione, imponendo un faticosissimo scorrimento dei titoli;
• questa pagina non consente interrogazioni oltre al rudimentale Find del browser, impedendo così l'uso di strumenti (quali gli operatori booleani) ritenuti ormai indispensabili.

• collegare la descrizione della rivista elettronica a quella del cartaceo, in modo che l’utente, non tenuto a conoscere da quale anno parta l’abbonamento elettronico ad una rivista, possa cercare un titolo indipendentemente dal supporto su cui tale titolo è posseduto;
• lasciare aperta, in prospettiva futura, la possibilità di catalogare anche monografie elettroniche, che verrebbero così ad incrementare un archivio già esistente di risorse elettroniche.

Si è scelto di rendere accessibili (cliccando sul titolo) i periodici full text all’interno dell’Opac, sia dall’archivio Periodici che da un nuovo archivio Risorse Elettroniche [8]. Questo rende possibile:

• mantenere la specificità di questo tipo di notizie;
• dare la possibilità all'utente, qualora effettuasse la ricerca nell'archivio Periodici, di venire immediatamente a conoscenza dell'esistenza di eventuali versioni elettroniche, senza dover rifare la ricerca nell’archivio Risorse Elettroniche;
• rendere immediatamente disponibili le informazioni sulla presenza delle due versioni, cartacea ed elettronica, all’utente che arrivi all’Opac dalle banche dati;
• collegare la descrizione bibliografica relativa alle risorse elettroniche con quella relativa al materiale cartaceo, dando la possibilità all’utente di navigare all’interno del reticolo bibliografico;
• aumentare la potenzialità informativa e di ricerca del catalogo collettivo d’Ateneo.

Risultato

In questo modo crediamo di raggiungere l’obiettivo di integrare le risorse elettroniche all'interno dell'Opac di Ateneo senza perderne la specificità potenziando le possibilità di navigazione dell’utente.

Pur consapevoli del fatto che editori e distributori hanno già realizzato applicazioni che consentono di passare automaticamente dall’interrogazione delle basi dati al testo dell’articolo, abbiamo ritenuto di sviluppare ugualmente, in attesa di poter implementare anche questa possibilità, la nostra soluzione in quanto incrementa la navigazione tra risorse di diverso tipo.

[1] Afferiscono alla Facoltà di Agraria 12 strutture bibliotecarie, 4 alla Facoltà di Farmacia, 13 alla Facoltà di Giurisprudenza, 19 alla Facoltà di Lettere e Filosofia, 66 alla Facoltà di Medicina e Chirurgia, 17 alla Facoltà di Medicina Veterinaria, 13 alla Facoltà di Scienze matematiche, fisiche e naturali, 8 alla Facoltà di Scienze politiche.
[2] Caratteristiche hardware: Compaq ProLiant 1600 6/500, con un processore Pentium III, 128 MB di RAM.
[3] La maggior parte delle biblioteche utilizza SBN e questi dati potevano in precedenza essere consultati attraverso BIR (Bibliographic Information Retrieval), un programma realizzato dal CILEA.
[4] Prendiamo il caso di un saggio di Enrico Adami, Manuale di farmacologia e farmacoterapia veterinaria. In Opac, i dati relativi all'opera vengono mostrati in una tabella simile a questa:
 

Biblioteca	Codice	Collocazione	Inventario	Note
Medicina Veterinaria	MIMV	M3.07/1.001(3)	21645	1v.

Questo saggio è conservato nella Biblioteca dell’Istituto di Microbiologia e immunologia veterinaria, che fa capo alla Biblioteca centrale della Facoltà di Medicina veterinaria. L'utente, quindi, una volta individuata l'opera che gli interessa, non sa a quale struttura rivolgersi per poterla consultare o ottenere in prestito, poiché la denominazione della biblioteca che appare corrisponde al codice (MIMV) attribuito alla biblioteca d'area cui afferisce la Biblioteca dell’Istituto di Microbiologia e immunologia veterinaria.
Questa situazione è comune alle biblioteche di Agraria, Lettere, Giurisprudenza, Veterinaria e Scienze politiche.
[5] Hanno partecipato al progetto: Danilo Deana, Gianluigi Ieranò, Carla Savarè, Federica Zanardini, per un totale di 45 giorni uomo.
[6] Banche dati disponibili e risorse hardware impiegate:
Sistema OVID: Best Evidence, Biological Abstracts, Bowkers Books in Print, CAB Abstracts, Cochrane Database, Core, Current Contents, Econlit, Embase, Medline, MLA Bibliography, Psyclit, Sociofile, Ulrichs International Periodicals Directory, Wilson Index to Legal Periodicals;
Sistema ERL: Agris, FSTA, GeoRef, LISA, Philosopher's Index;
Hardware utilizzato: Sun Ultra Enterprise 2, mod. 1200, con 2 processori UltraSPARC-I 200-MHz, 256 MB di RAM;
Chemical Abstract: HP LD Pro 6/200, versione 4.05.14, n. 1 Pentium Pro 200, 128 MB di RAM;
Banche dati su server remoto: Acta Sanctorum, Cochrane Library, INSPEC, Journal Citation Reports, Mathscinet, Patrologia Latina, PCI, Web of science;
Sistema Tatoo: ABC Political Science, Bibliografia Espanola, Bibliografia Nazionale Italiana, Bibliographie Nationale Francaise, British National Bibliography, Cetedoc, DCB Database of Classical Bibliography, Deutsche National Bibliographie, The Economist, Eurodata, Francis, Historical Abstracts, IMB - International Medieval Bibliography, Juris Data: Codici, Juris Data: Giurisprudenza, Juris Data: Legislazione, Juris Data: Sentenze Cass. Civile, Juris Data: Sentenze Cass. Penale, Repertorio del Foro Italiano;
Hardware utilizzato: Compaq ProLiant ML370, n. 2 processore Pentium III, 1GB di RAM.
[7] Hanno partecipato al progetto Carla Savarè, Federica Zanardini, Tom Nufer (della ditta OVID), Fabio Guidi (della ditta Nexus di Firenze), per un totale di 15 giorni uomo.
[8] Nel nostro Opac l’utente può attualmente effettuare la ricerca su due archivi: Monografie e Periodici. A questi, tra breve, si affiancherà quello delle Risorse elettroniche.
[9] Partecipano al progetto Danilo Deana, Maria Cristina Selva, Paola Galimberti, Fabio Guidi (della ditta Nexus di Firenze), per un totale di 40 giorni uomo, comprensivi del lavoro di catalogazione.

Appendice

Figura 1

Figura 2

Figura 3

Figura 4