Integrazione dei servizi e sviluppo di una collezione digitale presso l’Università di Parma

Contributo sul tema "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", presentato in occasione del convegno internazionale di studi "Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida" (Firenze, 14 febbraio 2001).
 

di Fabrizia Bevilacqua, Ilaria Comelli, Fiammetta Mamoli (in linea da febbraio 2001)
Pubblicato anche a stampa in "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", Genova, Burioni, 2001, p.99-110.

Abstract

Il contributo espone un progetto per l'accesso e la gestione delle risorse informative in rete elaborato nell'ambito del sistema bibliotecario dell'Università di Parma. Inizialmente viene esaminato il contesto entro cui si è sviluppato l'interesse per la costituzione di una collezione digitale e per l'avviamento di cambiamenti organizzativi e strutturali volti a promuovere l'innovazione delle biblioteche e l'attivazione di nuovi servizi. Viene poi analizzato il sistema di risorse in rete attualmente disponibili per gli utenti dell'Università, ponendo in luce i problemi sorti tra gli utenti, i bibliotecari e gli informatici, in relazione alla necessità di integrare le risorse disponibili, di rendere più semplice e immediato l'accesso e di facilitare le funzioni di ricerca. La soluzione proposta, attraverso la realizzazione di un database per la registrazione delle informazioni e per l'accesso alle risorse (banche dati, periodici elettronici, risorse libere), vuole offrire uno strumento unificato e di semplice uso, che risponda alle esigenze locali di gestione e utilizzo delle risorse informative in rete.

Le biblioteche dell’Università di Parma hanno conosciuto negli ultimi quattro anni la nascita di diversi progetti che mirano alla creazione di servizi innovativi orientati allo sviluppo di una biblioteca digitale. La diffusione delle risorse informative elettroniche e gli sviluppi delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione in rete hanno favorito l’avvio, tra gli utenti come tra il personale bibliotecario, di una riflessione sulla qualità e sulla tipologia dei servizi offerti dal nostro sistema bibliotecario; ha cominciato a diffondersi la consapevolezza che deve essere compiuto uno sforzo, tecnologico e organizzativo, per sviluppare delle biblioteche moderne, in grado di offrire servizi avanzati e innovativi, che possano rispondere alle nuove richieste informative dell’era elettronica.

Il sistema bibliotecario tra il 1984 e il 1997

Il processo di automazione delle biblioteche dell’Università di Parma è stato avviato precocemente, con l’adozione del sistema Dobis-Libis nel 1984. Tuttavia l’automazione delle diverse procedure di gestione bibliotecaria ha sofferto di una diffusione discontinua, a causa della mancanza di un’organizzazione strutturale adeguata all’introduzione diffusa delle nuove tecnologie, della disomogeneità e frammentazione delle biblioteche, e dello scarso supporto fornito all'epoca dall’amministrazione universitaria stessa, che risultava "scollata" rispetto alla comunità delle biblioteche. Alcune iniziative per l’attivazione di nuovi strumenti di ricerca bibliografica (acquisto di database di abstract su supporto magnetico o cd-rom) e di servizi innovativi (quali lo sviluppo di iniziative nel settore del prestito interbibliotecario e del document delivery), sono state intraprese solo localmente dalle biblioteche più avanzate, in particolare nel settore scientifico–tecnico. Durante questo periodo è stato dato scarso rilievo ai progetti nel campo della misurazione dei servizi e del grado di soddisfazione degli utenti delle biblioteche.

Un nuovo impulso allo sviluppo dei servizi bibliotecari

In realtà il ruolo svolto dagli utenti, in particolare dall’utenza accademica, per lo sviluppo di un progetto di innovazione del sistema bibliotecario, è stato decisivo. La domanda crescente di accesso ai più moderni sistemi di reperimento delle informazioni in rete e la necessità di un aggiornamento tempestivo e vasto sui risultati delle ricerche scientifiche, l’impossibilità di gestire l’accesso ai nuovi complessi e costosi strumenti informativi remoti in sede locale di unità biblioteca, hanno dato un impulso enorme all’innovazione delle procedure e delle strutture stesse. L’interesse per i nuovi strumenti disponibili attraverso il sistema bibliotecario dell'Università, ha contribuito a fare emergere in modo chiaro anche presso gli organi di governo dell'Ateneo l’importanza delle biblioteche all’interno di un’istituzione dedicata alla ricerca scientifica e all’insegnamento, contribuendo a promuovere una maggiore integrazione e coinvolgimento delle strutture bibliotecarie all’interno della comunità accademica.

A partire dal 1997 diversi progetti e iniziative sono sorte nella direzione dello sviluppo delle risorse informative in rete, dell’ampliamento dei servizi, dell’innovazione delle tecnologie e delle procedure di lavoro nell'ambito del nostro sistema bibliotecario.

L’organizzazione

Nel 1997 è stato introdotto un nuovo modello organizzativo per i servizi centrali amministrativi dell’Università, nell’ambito del quale le biblioteche sono state ricondotte a un Settore Biblioteche, organo deputato alla gestione delle attività biblioteconomiche, e definite "Servizi biblioteca". Nonostante l’Università di Parma sia ancora caratterizzata dalla grande frammentazione del sistema bibliotecario (con 20 Servizi Biblioteca facenti capo a Facoltà, Dipartimenti e strutture interistituto, e più di 90 punti di servizio dichiarati nel recente censimento), questa nuova organizzazione ha consentito di intraprendere i principali progetti "centralizzati" di sviluppo dei servizi informativi in rete. Ha permesso inoltre di sviluppare una strategia per l’integrazione delle molteplici unità biblioteca, di sperimentare nuove modalità di lavoro tra i bibliotecari (con la formazione di gruppi di lavoro e team per la realizzazione di progetti), di intraprendere un programma di formazione del personale bibliotecario, nonché di avviare i primi programmi di rilevazione degli standard di qualità dei servizi e di razionalizzazione delle politiche degli acquisti.

Il Settore Biblioteche attua e supporta le indicazioni della Commissione Biblioteche di Ateneo, l'organo consultivo e propositivo per il Senato Accademico ed il Consiglio di Amministrazione, deputato a coordinare lo sviluppo del sistema bibliotecario dell'Università.

Il catalogo automatizzato

Alla cooperazione interbibliotecaria tra l’Università di Parma, il Comune, la Provincia e la Biblioteca Palatina, già attivata nel 1998, ha fatto seguito un progetto per l’integrazione del sistema bibliotecario cittadino al Servizio Bibliotecario Nazionale. Nell’autunno del 2000 è stato costituito il Polo SBN di Parma, la cui sede gestionale è presso l’Università. Verso la fine del 2001 si pensa di potere avviare un programma per la catalogazione retrospettiva del patrimonio. Tra gli scopi del progetto vi è quello di ottenere il completamento dell'OPAC e di portare le biblioteche dell'Università a una maggiore integrazione rispetto alla comunità delle biblioteche italiane, rendendo possibili reciproci rapporti di collaborazione e favorendo una maggiore diffusione dei servizi di prestito interbibliotecario.

Le banche dati in rete

Dal 1997 il sistema bibliotecario ha attivato l’accesso a una serie di banche dati (in rete locale attraverso la tecnologia ERL e ad accesso remoto). La gestione tecnica e amministrativa è centralizzata e fa capo rispettivamente al Centro di Calcolo Elettronico e al Settore Biblioteche. Recentemente sono divenute accessibili in rete di Ateneo numerose altre banche dati, consultabili con il software TATOO.

I periodici elettronici

Una attenzione particolare è stata dedicata fino dal 1995 alla diffusione, inizialmente limitata ad alcuni ambiti della fisica e della medicina, delle versioni elettroniche di periodici. Si è riconosciuto come questa nuova tipologia di pubblicazione consentisse di avviare finalmente un progetto di condivisione delle risorse informative tra le varie biblioteche e di coordinamento nello sviluppo delle collezioni di periodici. È stato quindi costituito nell'ambito del Settore biblioteche un "Gruppo di lavoro sui periodici elettronici" (ora divenuto gruppo di lavoro sulle risorse elettroniche), finalizzato alla costituzione di una collezione di periodici elettronici dell'Università di Parma. Il gruppo ha curato:

Lo sviluppo della collezione di periodici elettronici, fino al 2000 limitata a circa 600 titoli corrispondenti a titoli presenti in versione a stampa nelle nostre biblioteche, ha avuto un incremento notevole con l'adesione dell'Università di Parma al consorzio CIPE (Cooperazione Interuniversitaria per i periodici elettronici), grazie a cui è stato possibile mettere a disposizione della nostra comunità accademica circa 1300 titoli di periodici elettronici, molti dei quali non presenti nelle nostre biblioteche, aumentando quindi in maniera significativa il patrimonio di risorse informative disponibili per la ricerca scientifica.

Lo sviluppo del sito web del sistema bibliotecario

Particolare attenzione è stata dedicata alla riorganizzazione delle pagine web del sistema bibliotecario: oltre a costituire il punto di accesso e di informazione al pubblico sui servizi attivati presso la biblioteche, gli orari, gli indirizzi e le persone, il sito web deve diventare il portale di accesso alle risorse informative a disposizione degli utenti presentandosi come un insieme integrato e di facile consultazione; la disponibilità di guide in linea e tutorial dovrà agevolare sia gli utenti stessi sia i bibliotecari impegnati nella formazione degli utenti.

La costituzione di un gruppo di lavoro per la gestione e lo sviluppo del sito dovranno contribuire a creare, presso il personale bibliotecario coinvolto, una cultura della condivisione e della integrazione di risorse e servizi.

La formazione del personale

L’attività di formazione ed aggiornamento dei bibliotecari viene considerata strategica al fine di diffondere tra il personale le competenze tecnologiche e le metodologie di lavoro necessarie quando si opera in un contesto di biblioteca in trasformazione.

Attualmente il personale é impegnato in un progetto di formazione permanente ("l’utente indipendente") il cui obiettivo è l’acquisizione di competenze, procedure e metodologie finalizzate all’organizzazione delle varie attività di formazione rivolte all’utenza sui temi della ricerca, dell'uso e della valutazione delle risorse informative disponibili.

Problemi di integrazione delle risorse informative in rete

È nello sviluppo di un sistema di risorse informative digitali che si sono particolarmente concentrati gli sforzi di modernizzazione del nostro sistema bibliotecario. Siamo infatti convinti che l'impulso tecnologico dei nuovi sistemi di diffusione della letteratura scientifica costituisca un fattore trainante per l'innovazione delle strutture coinvolte nel processo della diffusione delle informazioni, tra cui si collocano le nostre biblioteche, e che comporterà inevitabilmente l'avvio di processi di cambiamento e di trasformazione anche a livello strutturale e organizzativo.

L'insieme delle risorse informative in rete disponibili per la nostra utenza è consistente erappresenta lo strumento prioritario per l'attività di ricerca del personale accademico e dell'utenza studentesca. Arrivano costantemente al Settore biblioteche e alla Commissione di Ateneo richieste per l'accesso a nuove banche dati di abstract, mentre anche lo sviluppo del progetto sui periodici elettronici con l'adesione al consorzio CIPE è stato accolto assai favorevolmente, pur avendo comportato una serie di limitazioni alle singole biblioteche nell'autonomia di gestione delle collezioni dei periodici a stampa relative ad alcuni editori.

Il Gruppo di lavoro sulle risorse elettroniche del Settore biblioteche ha dovuto tuttavia iniziare a misurarsi con una serie di problemi relativi alle modalità di gestione delle collezioni, agli sviluppi delle tecnologie per il recupero, all'integrazione dei vari sistemi.

In questa fase infatti l'Università di Parma dispone di una collezione digitale composta da risorse diverse per tipologia e per modalità di accesso:

La quantità di informazioni cui gli utenti del nostro Ateneo possono accedere direttamente dalla propria postazione di lavoro è indubbiamente elevata e di buona qualità, tuttavia le differenti modalità di accesso e di organizzazione hanno sollevato perplessità e osservazioni sia tra le categorie degli utenti sia tra il personale diversamente coinvolto nelle attività di gestione: Attualmente l'inserimento e l'aggiornamento delle informazioni è curato da soggetti diversi, ciascuno secondo le proprie esigenze e competenze: il Centro di Calcolo, il Settore biblioteche, il Servizio acquisti e abbonamenti, le singole biblioteche. Questo provoca una ridondanza e un "disallineamento" delle informazioni.

Esistono sul mercato prodotti pensati per consentire l'integrazione delle risorse, in particolare dei database di abstract con gli articoli elettronici (come SilverLinker), tuttavia queste soluzioni sono limitate a determinati pacchetti, richiedono una notevole personalizzazione e non sono in grado di rispondere completamente alle esigenze locali di sviluppo delle collezioni elettroniche.

È tuttavia assai importante che lo scambio fra i diversi flussi di informazioni sia il più omogeneo e il più semplice possibile, al fine di agevolare e incrementare l'utilizzo dei nuovi strumenti informativi da parte degli utenti.

Progetto per l’accesso integrato alla collezione digitale di Ateneo

In risposta a queste problematiche il Gruppo di lavoro per le risorse elettroniche ha deciso di creare e sviluppare autonomamente un sistema "ad hoc" per la registrazione e l'accesso alle risorse informative in rete, che permetta di rispondere alle esigenze degli utenti, dei bibliotecari, degli amministratori. Si è pensato ad un sistema che contenga i link diretti alle risorse insieme a una serie di informazioni utili agli utenti (la tipologia della risorsa, le modalità di accesso, il formato, l'inizio della disponibilità, ecc.); che consenta una serie di funzioni gestionali e amministrative, e permetta una modalità di ricerca e di navigazione semplice e amichevole.

La soluzione adottata prevede la realizzazione di un database condiviso accessibile attraverso un'interfaccia web.

Il database infatti è uno strumento avanzato e flessibile per archiviare, reperire, incrociare e relazionare i dati fra loro indipendentemente dall'interfaccia di interrogazione scelta. Permette inoltre l'implementazione di una struttura client-server che fa transitare sulla rete una ridotta quantità di dati. L'interfaccia web è quella più amichevole, attuale, personalizzabile e non necessita dell'installazione di alcun software dedicato sul PC dell'utente. La gestione distribuita dei dati permette una divisione dei carichi di lavoro fra le varie unità coinvolte (servizio acquisti, biblioteche, servizio banche dati, …) e un aggiornamento tempestivo degli stessi.

Inizialmente il database dovrà contenere i dati relativi ai periodici elettronici, successivamente é prevista l'integrazione con i dati relativi ai database di abstract in rete, e infine si pensa di potere inserire una serie di risorse disponibili in rete utili alle esigenze di ricerca e di studio dei nostri utenti, selezionate dai bibliotecari per la qualitá e completezza. L'idea di fondo è dunque quella di iniziare a costruire un portale di Ateneo per le risorse informative in rete.

Le fasi del progetto

Prima fase

All'interno del Gruppo di lavoro per le risorse elettroniche si è provveduto ad analizzare le esigenze emerse tra gli utenti, i bibliotecari e i gestori. Si è quindi passati a progettare il database, a disegnare la struttura dei dati e le maschere di interrogazione. Sono stati previsti due livelli di struttura dei dati, uno per gli utenti, uno per i gestori e i bibliotecari.

Seconda fase

La realizzazione del SW è stata seguita da un esperto di programmazione [1] e dal personale del Gruppo per le risorse elettroniche ed ha previsto:

Terza fase

Durante la terza fase si è proceduto all'acquisto di una macchina dedicata, alla raccolta dei dati secondo un tracciato univoco, alle operazioni di filtro ed armonizzazione e al "riversamento" dei dati nel database; in questa fase è avvenuto il coinvolgimento attivo del personale bibliotecario operante nelle diverse strutture.

Conclusioni

L'evoluzione del sistema bibliotecario verso la modernizzazione è una sfida che si sta affrontando con coraggio ed entusiasmo. Tuttavia le resistenze e gli ostacoli non mancano. È difficile superare, al di là della grande disponibilità e apertura del personale bibliotecario, le limitazioni causate da una organizzazione strutturale ancora arretrata nella configurazione dei servizi periferici, poco attenta alle reali esigenze dell'utenza, in particolare di quella studentesca, poco favorevole ad accogliere novità e cambiamenti. Le nostre strutture evolvono in modo enormemente più lento rispetto al settore della comunicazione scientifica e quindi alle esigenze informative della nostra utenza. Le tecnologie disponibili e le risorse umane ad elevata professionalità, che l'Università possiede sia nel settore bibliotecario sia nel settore informatico, permettono tuttavia di realizzare progetti innovativi, ad elevato valore informativo e fortemente orientati al servizio al pubblico. Attraverso le opportunità offerte dalla rete nel campo della biblioteca digitale, è possibile iniziare quel percorso verso la modernizzazione e il cambiamento, che risulta invece di ardua realizzazione nelle strutture bibliotecarie "reali".

[1] La fase di sviluppo del SW è stata curata dal prof. Renato Borromei, docente presso l’Università di Parma, che ha reso possibile la realizzazione dell’intero progetto.